Le tableur est un formidable outil de démarrage. Il devient un problème le jour où il porte un processus dont l’entreprise dépend, sans qu’aucune sécurité ne l’entoure. Voici les signaux qui doivent alerter.
Les six signaux d’alerte
- Une seule personne sait comment le fichier fonctionne réellement.
- Il existe plusieurs versions et personne ne sait laquelle fait foi.
- Une erreur de saisie est passée en production sans que rien ne l’ait détectée.
- Le fichier est ouvert par plusieurs personnes en même temps, et des modifications se perdent.
- Des données personnelles ou des tarifs confidentiels circulent par e-mail.
- Il faut plus d’une heure par semaine pour le remettre en ordre.
Ce qu’un tableur ne saura jamais faire
Tracer qui a modifié quoi, refuser une saisie incohérente, gérer des droits par personne, se connecter proprement à un autre système. Ce ne sont pas des fonctions accessoires : ce sont les garanties qui font la différence entre un outil de travail et un risque.
La bonne marche pour en sortir
Ne cherchez pas à reproduire le tableur à l’identique. Repartez du processus, gardez les colonnes réellement utilisées — il y en a toujours moins qu’on ne croit — et laissez les autres derrière.
Prévoyez une période de double saisie courte, deux à trois semaines maximum. Au-delà, l’équipe garde l’ancien système « au cas où » et l’adoption s’enlise.
Et parfois, gardez-le
Un tableur utilisé par une personne, pour une simulation ponctuelle, reste le bon outil. Le problème n’est pas le tableur : c’est le tableur devenu système d’information.
